Зарегистрироваться
Служба поддержки:

почта: support@cafe-manager.ru
тел.: +7 (495) 003-68-25
Написать в Whatsapp / Telegram

Обучающие видео-уроки

Документация

Оглавление:

Служба поддержки:

почта: support@cafe-manager.ru
тел.: +7 (495) 003-68-25
Написать в Whatsapp / Telegram

Обучающие видео-уроки
1. Начало работы
2. Работа с заказами
3. Работа с товарами
4. Учет себестоимости товаров
5. Фиксированные заказы
6. Бесплатные заказы
7. Система скидок
8. Учет клиентов
9. Абонементы
10. Учет расходов
11. Заметки
12. Закрытие заказа
13. Закрытые заказы
14. Печать чеков
15. Календарь
16. Статистика
17. Отчеты
18. Поддержка смарт-карт
19. Поддержка POS-терминалов
20. Поддержка ЕГАИС
21. Телеграм-бот
22. Разное



1. Начало работы

Cafe Manager является гибкой системой для учета продаж, времени, клиентов. В зависимости от настроек он может осуществлять учет для заведений различных типов - классических кафе, антикафе, кальянных, баров, торговых точек, игровых комнат, коворкингов, бильярдных и так далее. Данное руководство знакомит вас с функционалом сервиса и помогает настроить его в зависимости от ваших потребностей. Если у вас останутся вопросы, то вы всегда можете связаться с нашей службой технической поддержки.

Короткие и наглядные видео-уроки доступны по ссылке: https://cafe-manager.ru/video/

Система учета Cafe Manager представляет из себя облачный web-сервис, доступ к которому осуществляется через web-браузер компьютера или мобильного устройства. Адрес вашего личного аккаунта имеет вид https://demo.cafe-manager.ru/, где «demo» поддомен, который вы сами выбрали во время регистрации. Для доступа необходимо иметь логин и пароль. Эти данные высылаются на ваш электронный адрес, который вы указываете при создании своей учетной записи на странице https://cafe-manager.ru/start/. Мы рекомендуем менять логин и пароль при первом входе в систему.

Перед началом работы с Cafe Manager зайдите в раздел «Настройки» (Меню -> Настройки) и сконфигурируйте систему под свои требования.


1.1 Управление пользователями


В системе учета реализовано создание аккаунтов пользователей, имеющих право работать с системой, с различными правами доступа:

1. Администратор – полный доступ ко всем функциям сервиса.
2. Менеджер – доступ к открытию, редактированию и закрытию заказов, доступ к текущей статистике, но без доступа к настройкам системы и части отчетов.
3. Наблюдатель – только просмотр состояния заведения без возможности вносить какие-либо изменения.

Управление пользователями доступно при авторизации с правами Администратора.


1.2 Настройка стоимости времени


Сервис Cafe Manager подходит для учета как в классических кафе, которые берут деньги только за продажи товаров и услуг, так и для заведений, которые берут плату в зависимости от продолжительности оказания услуг. Такими заведениями могут быть антикафе, коворкинги, игровые комнаты, которые берут плату в зависимости от продолжительности посещения заведения, или кальянные, в которых взимается плата за продолжительность пользования услугой(например, аренда кальяна).

Если в вашем заведении для всех заказов требуется учитывать время, то опция «Тарификация по времени» должна быть включена. Если вам не требуется учет времени, то отключите данную опцию. В случае, если в вашем заведении для части заказов требуется считать время, а для части нет, то выберите значение «Микс», это позволит настраивать учет времени для каждого заказа в отдельности в момент его открытия.

Если вы включили тарификацию по времени, то сервис предложит вам сконфигурировать стоимость нахождения в вашем заведении:
1. Вы можете указать стоимость минуты для первого, второго, третьего, четвертого, пятого и последующих часов.
2. Минимальная и максимальная стоимость времени. Вне зависимости от фактически проведенного времени, итоговая стоимость времени не может быть ниже минимальной и выше максимальной стоимости. Если вы укажете максимальную стоимость времени равную нулю, то стоимость времени всегда будет равна нулю. Если вы хотите, чтобы действие скидки на время распространялось и на значение минимальной и максимальной стоимости времени, то активируйте опцию «Учесть скидку на время».
3. Тариф выходного дня. Если в выходные дни стоимость времени в вашем заведении отличается, то у вас есть две возможности настроить тарификацию.
- Опция «Коэффициент выходного дня». В выходные дни стоимость времени будет умножаться на заданный вами коэффициент. То есть, вы можете автоматически увеличивать или уменьшать стоимость времени для заказов в выходные дни. Коэффициент начинает действовать с 4 утра субботы и заканчивает действовать в 4 утра понедельника. Внимание: коэффициент работает только в субботу и воскресенье и на данный момент не учитывает календарные праздники, которые приходятся на будние дни.

- Отдельный тариф для выходных дней. В этом случае вы сможете настроить отдельный тариф, который будет автоматически применяться ко всем заказам, открытым с 4 утра субботы до 4 утра понедельника. Для тарифа выходного дня могут быть задана своя стоимость времени для каждого часа, минимальная стоимость времени, правила округления и так далее. Кроме того, имеется возможность перечислить даты, которые являются праздничными и в которые также должен автоматически применяться тариф выходного дня. В праздничные дни тариф также начинает действовать с 4 утра и прекращает действовать в 4 утра следующего дня, если это не выходной или праздничный день.

С примерами настроек различных тарифных планов вы можете ознакомиться по на этой странице.

Видео-урок по настройке тарификации времени:


Округление стоимости времени.
В этом же разделе можно включить округление стоимости времени нахождения в заведении. Предусмотрено два варианта округления:
• Вверх – округление вверх до ближайшего числа с указанной точностью.
Например, шаг округления - 50 р. Если фактически начислено 110 р. за время, то сумма будет округлена до 150 р..

• Обычное – округление с избытком. Округление производится в том случае, если остаток от деления числа на шаг больше или равен половине шага.
Например, шаг округления 50 р.. Если фактически за время начислено 20 р., то сумма будет округлена до 0 р.. Если фактически за время начислено 25 р., то после округления сумма составит 50 р., при 70 р. – 50 р., при 80 р. - 100 р..

Параметры стоимости времени можно менять в любой момент в зависимости от ваших потребностей.



1.3 Дополнительные тарифные планы

Если в предыдущем пункте вы не отключили учет времени, то у вас появляется возможность создавать дополнительные тарифные планы, которые могут быть использованы вместо основной тарифной сетки, указанной в настройках системы. Например, вы берете плату за время нахождения в заведении в соответствии с настройками основного тарифного плана (пункт 1.2), но, кроме этого, у вас можно арендовать отдельную комнату или стол, расчет стоимости аренды для которой отличается от стандартных условий. В этом случае вы можете создать дополнительный тарифный план, указать для него свои настройки и активировать его только для определенных заказов.

При создании нового тарифного плана необходимо указать его название и его параметры стоимости времени. Данные настройки аналогичны настройкам основного тарифного плана. При открытии нового заказа вы можете указать системе использовать нужный вам дополнительный тарифный план вместо тарифного плана по умолчанию. Также существует возможность изменить или отменить использование дополнительного тарифного плана для уже открытого заказа.

Если вам требуется дополнительный тарифный план с поминутной тарификацией, то при его создании отключите округление. Например, если указать стоимость 1 часа - 60 рублей и отключить округление, то каждая минута посещения заведения будет стоить 1 рубль. Если вы отключили округление, то итоговая стоимость времени, тем не менее, будет округляться до целого значения, чтобы исключить отображение возможных десятичных значений.

Для дополнительных тарифных планов действие скидки на время не распространяется на значение минимальной стоимости времени. То есть, если минимальная стоимость времени составляет 100 рублей, то клиент будет должен заплатить эту сумму в любом случае, даже если к его заказу была применена скидка на время. Для основного тарифного плана это поведение можно настроить.


1.4 Скидки на товары

Система Cafe Manager позволяет устанавливать скидки на проданные товары и услуги. Администратор заведения должен определить в настройках системы могут ли менеджеры давать скидки на товары, а также определить размер допустимых скидок. После того, как менеджер добавил в заказ товар у него появляется возможность начислить скидку на каждую из добавленных позиций. Информация о предоставленных скидках фиксируется в истории заказа.

Если у вас активирован функционал учета клиентов, то вы можете назначить каждому клиенту свою скидку на товары по умолчанию. В карточке клиента в поле «Скидка на товар» укажите размер желаемой скидки. После этого для всех товаров, продаваемых в рамках заказа, открытого для данного клиента, будет автоматически устанавливаться скидка. При необходимости эту скидку можно изменить или отменить для каждой из позиций в заказе.

При предоставлении скидок на товары, в его стоимости могут появиться копейки. Например, товар стоит 17 рублей, вы предоставили клиенту 15% скидки и стоимость товара составит 14,45 рубля. Чтобы не учитывать копейки вы можете активировать соответствующую опцию в настройках системы. После этого стоимость товара будет округляться до наименьшего целого числа. Обращаем ваше внимание, что округляться будет не итоговая совокупная стоимость всех товаров, а стоимость каждого из товаров в заказе.

Если вам необходимо предоставить скидку на время нахождения в заведении, то это можно сделать в настройках открытого заказа, в разделе «Режим -> Скидки».

Видео-урок по работе с товарами:



1.5 Быстрое открытие заказа

Для классических кафе, в которых не предусмотрена оплата времени нахождения будет полезен режим быстрого открытия заказа. Для его активации необходимо отключить опцию «Отключить ввод номера карты при открытии заказа» в разделе «Настройки интерфейса». После этого заказы будут открываться в один клик, без необходимости указывать номер карты, клиента, количества людей и тарифных планов. После клика на кнопку «Открыть заказ» автоматически будет создан новый заказ и менеджер сможет сразу приступить к добавлению товаров в него.

В случае активации опции быстрый заказ автоматически отключается функционал учета клиентов и поддержка смарт-карт.

Учет продаж для классических кофе и заведений "Кофе с собой":



1.6 Дополнительные настройки


Так же в разделе «Настройки» вы можете:
1. Поменять адрес E-mail для восстановления пароля и получения новостных рассылок сервиса.
2. Указать свой часовой пояс.
3. Указать время начала работы вашего заведения - это позволит корректно считать данные в блоке быстрой статистики на главной странице. Например, ваше заведение работает с 12 утра до 3 ночи. В этом случае укажите время начала смены между 3 часами ночи и 12 утра, например, 6 утра. В этом случае до 6 утра в блоке быстрой статистики будут отображаться данные с учетом предыдущих суток. А после 6 утра будут отображаться данные о продажа только за текущую смену.
4. Включить поддержку беспроводных смарт-карт (NFC). Более подробная инструкция по работе со смарт-картами расположена тут. Перед началом работы со смарт-картами советуем просмотреть видео-инструкцию, расположенную по адресу: https://youtu.be/cZT31XCegrA.
5. Активировать функционал, позволяющий печатать кассовые чеки.
6. Активировать функционал, позволяющий вести персональный учет всех клиентов - создать базу с контактами посетителей и статистикой посещения заведения и продаж.
7. Выбрать валюту (рубль, доллар, евро, гривна, тенге, сум, донг, манат). Для добавления дополнительной валюты необходимо написать запрос на support@cafe-manager.ru.
8. Настроить интерфейс сервиса под свои нужды.
9. Удалить всю накопленную ранее информацию. Внимание, восстановить удаленную информацию нельзя!



2. Работа с заказами


Для открытия нового заказа выберите в меню раздел «Новый заказ». Система предложит вам ввести номер карты и количество посетителей.
«Номер карты» – это произвольное число, по которому в дальнейшем вы сможете идентифицировать клиента. В большинстве заведений посетителю выдают номерок или карточку, на которой указан этот номер. Если вы не выдаете клиентам карточки, то можете указать любой произвольный номер в поле Номер карты. В случае, если в вашем заведении не выдаются никакие уникальные номера, то вы можете отключить запрос номера карты при открытии заказа.

Если в заведение пришла компания, то вы можете открыть один заказ на один номер карты на всех людей. Для этого необходимо указать количество людей в соответствующем поле при открытии заказа.

Если вы активировали опцию персонализированный учет клиентов, то вместо Номера карты вы можете вводить первые буквы имени или фамилии клиента. Если такой клиент уже есть в базе, то сервис предложит выбрать его из выпадающего списка, автоматически проставит Номер карты, а также добавит скидку(если данному клиенту она назначена). Также если выбрать клиента при открытии заказа система автоматически отобразит фотографию клиента и комментарий к его странице-профилю, а также предупредит если у клиента скоро День рождения (уведомление происходит, если День рождения было в течении трех дней до открытия заказа или будет в течении трех дней после открытия заказа).

Если в настройках «Тарификация по времени» вы указали значение «Микс», то система спросит у вас стоит ли учитывать стоимость времени, проведенного в заведении. При наличии дополнительных тарифных планов вы также можете указать в соответствии с каким именно тарифным планом осуществлять расчет стоимости.

При нажатии на значок появиться поле «Заметка к заказу», в котором сразу можно внести необходимые комментарии к заказу, например контактные данные или информацию для других менеджеров.

Если в настройках системы активирована опция "Учитывать номер стола при открытии заказа", то при открытии нового заказа появится новое поле "Номер стола". В этом поле можно указать номер стола, за которым находится клиент. Данное поле не является обязательным. Выбранный номер стола отображается на странице со списком открытых заказов, а также на странице с информацией о конкретном заказе. Номер стола можно изменить в любой момент до закрытия заказа.

После нажатия на кнопку «Добавить» будет создан новый заказ, и вы будете перемещены на Главную страницу, на которой отображается все текущие заказы и информация о них:

Сумма – стоимость оказанных услуг на данный момент (стоимость времени нахождения в заведении * на количество людей + стоимость проданных товаров). Если клиенту были проданы товары, то после общей суммы в скобках будет указана расшифрованная информация (стоимость времени нахождения в заведении + стоимость товаров).

Время – время, которое прошло с момента открытия заказа.

Действия – вы можете посмотреть информацию о заказе или закрыть заказ.

У любой таблицы в правом верхнем углу есть поле для сквозного поиска по всем полям без перезагрузки страницы, которое позволяет удобно и оперативно искать информацию.

Подробную информацию по заказу вы можете получить, нажав на его номер или на слово «информация». В карточке заказа можно просмотреть всю информацию по нему, добавить или удалить проданные товары, сделать заметки, посмотреть историю изменения заказа.

Для любого открытого заказа можно сделать заметку в его карточке. Указанная в этом поле информация отобразится при закрытии заказа в качестве напоминания.

В карточке заказа отображается список всех товаров, зарегистрированных в системе, и есть возможность добавить их к заказу. Для этого напротив товара, который добавляется к заказу, необходимо поставить нужное количество. Можно указывать сразу несколько разных товаров. Например, 2 товара «Печенька» и 5 товаров «Апельсиновый сок». Не заполняя остальные поля, нажмите «Добавить» и увидите, что указанные вами товары добавлены к этому заказу. После того, как товары будут добавлены к заказу, появится возможность дать на них скидки, если данный функционал не отключен в настройках системы. Ошибочно начисленные товары можно удалить из заказа, нажав крестик рядом с товаром в карточке заказа.

Для любого заказа, открытого с функцией учета стоимости времени можно изменить тариф, по которому рассчитывается данная стоимость. Это можно сделать на вкладке «Тарификация времени». Система позволяет как включать/выключать учет стоимости времени, так и выбирать нужный вам тарифный план, по которому будет осуществляться расчет. Дополнительные тарифные планы создаются в разделе «Настройки». Изменить принцип учета стоимости времени можно в любой момент до закрытия заказа.

Если изначально заказ был открыт несколько человек, а затем часть людей решила уйти, а часть остаться, то вы можете закрыть заказ частично. Для этого на странице заказа нажмите на количество людей в заказе. В появившемся окне, в разделе "Разделить заказ" укажите произвольный номер карты и укажите количество людей, которые уходят. При необходимости также выберите товары, которые приобретали уходящие клиенты. В итоге в системе будет открыт новый заказ на то количество людей, которые собираются уйти. Данный заказ будет содержать все корректные расчеты стоимости времени и те товары, которые вы перенесли из оригинального заказа. Вы сможете закрыть данный заказ и рассчитать посетителей. В первоначальном заказе произойдет автоматическое уменьшение количества людей и корректировка добавленных в заказ товаров.
Если вам требуется добавить людей, в уже открытый заказ, то это можно сделать, нажав на количество людей в заказе. В появившемся окне укажите количество людей, которое вы хотите добавить в заказ. При активированной опции "Расчет с текущего момента" стоимость времени для добавленных людей начнет рассчитываться только с момента их фактического добавления. Если же опция не была активирована, то система будет считать стоимость времени исходя их того, что все люди пришли в заведение в одно и то же время (время открытия данного заказа).

Внимание: Вносить изменения в закрытый заказ можно в течении 30 минут назад после его закрытия. Полностью удалить заказ может только пользователь с правами Администратора.

Все изменения заказа записываются и отображаются в нижней части карточки заказа.


3. Работа с товарами


Кроме стоимости времени нахождения в заведении вы можете вести учет проданных товаров.

Создание и управление товарами осуществляется в разделе «Меню -> Товары». Вы можете создать новый товар, назначить его стоимость, категорию или переместить в архив товары, которые более не актуальны.

При создании товара вы можете указать считать ли складские остатки. Если вы выбрали не считать остатки, то товар может быть добавлен к заказу вне зависимости от его фактического наличия на складе. Такую опцию целесообразно выбирать, например, для товара «Печать страниц», «Прокат проектора» и так далее. Если же вы активировали опцию считать остатки, то сервис попросит вас указать количество товара, который сейчас есть на складе и при продаже товара количество остатков будет уменьшаться. Когда товара не останется на складе его нельзя будет добавить в заказ до тех пор, пока администратор не изменит количество позиций на складе. Для того, чтобы увеличить количество товара на складе, администратор должен открыть страницу редактирования товара и изменить значение в поле Количество. Также можно оформить приход товара на склад через раздел «Расходы».

Если для товара включен учет складских остатков, то также можно настроить систему автоматических E-mail уведомлений о том, что товар на складе подходит к концу. Активируйте данную опцию для нужного товара и укажите при какому уровне складских остатков система должна вас оповестить. Если количество товара на складе опустится до этого уровня или ниже, то система отправит E-mail уведомление на электронный адрес указанный в разделе «Меню -> Настройки -> E-mail». Система проверяет какой товар на складе закончился или подходит к концу один раз в час.

Система поддерживает учет себестоимости товаров. При активации опции «Учет себестоимости» добавление товара на склад будет возможно только через раздел «Меню -> Расходы». При этом потребуется указать закупочную стоимость товара. После этого система будет учитывать по какой цене вы закупили данный товар и по какой его продали. Данный функционал также доступен для комплексных товаров. Подробные данные о себестоимости реализованной продукции будут доступны в отчете по продаже товаров. Перед активацией учета себестоимости рекомендуем ознакомиться со следующем пунктом документации, в котором этот функционал описан подробно.

Система поддерживает штрих-коды для товаров. Вы можете указать числовой эквивалент штрих-кода товара в поле «Штрих-код» на странице товара. Если ввести штрих-код в поле поиска по товарам, то система найдет товар с указанным штрих-кодом.

При создании и редактирование товара имеется опция «Комплексный товар», она позволяет указать из каких компонентов состоит данный товар. Например, у вас есть товар "Кальян яблочный", который состоит из следующих компонентов:
- 2 позиции товара "Яблочный табак"
- 1 позиция товара "Уголь"
- 1 позиция товара "Аренда кальяна"
Вы можете создать в системе все товары-ингредиенты("Яблочный табак","Уголь","Аренда кальяна"), указать для них стоимость и складские остатки. При создании товара "Кальян яблочный" необходимо активировать опцию «Комплексный товар» и указать из каких-именно товаров-ингредиентов состоит это товар, а также количество каждой из позиций необходимых для "приготовления" продаваемого товара. Система автоматически считает какое количество товара "Кальян яблочный" находится на складе исходя из текущих складских остатков товаров-ингредиентов. При продаже комплексного товара автоматически будет списываться со склада нужное количество товаров-ингредиенты, если для них включен учет складских остатков.

Для комплексного товара нельзя вручную указать количество товара на складе, так как складской остаток считается автоматически, исходя из складских остатков товаров-ингредиентов. Нельзя сделать товар комплексным, если данный товар уже является товаров-ингредиентам для другого комплексного товара.
По-умолчанию, у менеджеров есть возможность продать клиенту товар-ингредиент. Если в вашем заведении товары-ингредиенты можно купить только в составе комплексного товара, то вы можете добавить все товары-ингредиенты в общую группу, например «Ингредиенты» и для данной группы активировать опцию «Запретить продажу товаров». В этом случае товары из данной группы не будут отображаться на странице с заказом и их можно будет продать только в составе комплексного товара.

Товар никогда не удаляется полностью для того, чтобы не нарушать целостность статистики. У двух действующих товаров не может быть одинакового названия.


4. Учет себестоимости товаров


Cafe Manager поддерживает учет себестоимости товаров и может предоставлять подробные данные о том по какой цене вы закупили продукцию изначально, по какой продали ее клиентам, какая маржинальность у каждого из товаров и так далее.

Учет себестоимости активируется отдельно для каждого из товаров, для этого нужно зайти в настройки товара и активировать опцию «Учет себестоимости». Обратите внимание, что при этом количество товара на складе будет обнулено и все последующие пополнения товара на складе будут возможны только через «Меню -> Расходы». Когда вы оформляете пополнение склада через этот раздел вам потребуется указать какое количество товара и по какой цене вы приобретаете. Например, вы можете закупить 10 штук товара "Сок яблочный" по цене в 50 рублей за штуку, а затем закупить еще 10 штук такого же товара, но уже по цене в 100 рублей за штуку. В итоге у вас на складе будет 20 штук товара, с разной себестоимостью - 50 и 100 рублей за одну штуку. При учете складских остатков Cafe Manager использует метод FIFO - "First In, First Out – первым пришёл — первым ушёл". То есть при продаже товара "Сок яблочный" сначала будет продаваться товар с себестоимостью 50 рублей, так как он был закуплен первым. При активации учета себестоимости для комплексного товара себестоимость будет формироваться исходя из себестоимости товаров-компонентов, для которых был активирован учет себестоимости.

Результаты работы учета себестоимости товаров будут доступны в разделе «Меню -> Отчеты -> Продажи товаров». В отчете будет отображаться себестоимость товара, а также маржинальность продаж в деньгах и процентах. С помощью этого отчета удобно определять наиболее маржинальные позиции, а также проверять, что вы не работаете в минус при продаже определенных товаров. Также в разделе «Меню -> Отчеты -> Остаток товара» будет отображаться средняя себестоимость товаров, которые сейчас есть у вас на складе, а в разделе «Меню -> Статистика -> Экспорт» для каждого закрытого товара будет указываться себестоимость проданных товаров.

Вы в любой момент можете выключить учет себестоимости для товара. В этом случае система "забудет" себестоимость товара, который сейчас находится на складе, но данные о том, по какой себестоимости этот товар продавался ранее (когда учет был включен) сохранятся в системе. Если вам необходимо уменьшить складские запасы товара с включенным учетом себестоимости (то есть сделать списание товара), то вам потребуется зайти на страницу-профиль товара и нажать на знак минус рядом с количеством товара на складе. Появится форма, в которой вы можете указать количество товара, которое вы хотите списать, а также причину списания. Списание товара доступно только пользователям с правами администратора, при списании товара в журнале событий делаются соответствующие пометки.

Видео-урок по учету себестоимости товаров:



5. Фиксированные заказы


Система позволяет учитывать продажу неограниченного количества времени нахождения в заведении за фиксированную стоимость (например, если у вы продаете ночные посещения заведения), которая не зависит от фактического времени нахождения в заведении. Для создания подобного заказа необходимо открыть обычный заказ и в его свойствах выбрать опцию «Фикс». Требуется указать стоимость времени для одного человека и основание для этого заказа. После этого деньги за фактическое время взиматься не будут. При использовании опции «Фикс» у вас останется возможность добавлять товары.

Если отменить опцию «Фикс», то за время, фактически проведенное в заведении, будет начислена сумма в соответствии с текущим тарифным планом.

Данные по заказам с опцией «Фикс» находят свое отражение в текущей и глобальной статистиках и имеют синий значок «фикс» в списке «Закрытых заказов».


6. Бесплатные заказы


Система позволяет производить учет бесплатных заказов. После открытия обычного заказа в его свойствах можно выбрать опцию «Бесплатно», после чего потребуется ввести количество бесплатных часов и минут, а также указать основание для бесплатного заказа. После активации этой опции деньги за время взиматься не будут, но останется возможность добавлять проданные товары к заказу.

При использовании опции «Бесплатно» в списке заказов отображается остаток бесплатного времени. За 10 минут до окончания бесплатного времени заказ дополнительно выделяется красным цветом. В случае отмены опции «Бесплатно» потраченное время рассчитывается в соответствии с обычным тарифом.

Данные по заказам с опцией «Бесплатно» находят свое отражение в текущей и глобальной статистиках.


7. Система скидок


Система позволяет устанавливать скидки на время нахождения в заведении. Для этого на странице заказа в его свойствах можно выбрать опцию «Скидки», после чего выбрать размер скидки и основание для предоставления скидок. Скидка начисляется только на стоимость времени, про настройку скидок на товары можно прочитать тут.

Если вы активировали опцию учета клиентов, то появляется возможность назначить постоянную скидку клиенту, которая будет автоматически добавляться ко всем заказам, которые открываются для этого клиента. Эту скидку можно изменить или отменить вручную.


8. Учет клиентов


Система позволяет вести персонализированный учет постоянных клиентов. Вы можете хранить в одном месте всю контактную и финансовую статистику по своим постоянным посетителям. Данный функционал включается в разделе «Настройки». После этого в главном меню появится новый пункт «Клиенты», а также при создании нового заказа будет возможность выбрать постоянного клиента из списка.

Первое, что нужно сделать, если вы планируете вести персонализированный учет - это добавить клиента в список постоянных клиентов («Клиенты -> Добавить»). Для каждого клиента потребуется указать уникальный ID (например, номер карты), который будет присвоен данному клиенту. Если вы используете смарт-карты, то данный ID нужно будет также записать в карту клиента. Добавляя клиента, вы можете указать различную контактную и персональную информацию о нем, а также сразу назначить клиенту скидку на товары или время нахождения в заведении. Данная скидка будет автоматически применяться ко всем заказам, которые будут открываться для этого пользователя. Размер скидки в дальнейшем можно будет изменить как в профиле клиента, так и для каждого заказа в отдельности. Профили клиентов, в которых больше нет необходимости можно перенести в архив. В один момент времени не может быть нескольких активных профилей клиента с одинаковыми номерами карт. Изменить номер карты для клиента нельзя.

При создании нового заказа вы можете начать вводить имя или фамилию клиента в поле «Клиент» и система позволит выбрать нужного клиента из выпадающего списка. После этого номер карты данного клиента будет автоматически подставлен в поле «Номер карты». Также вы можете сразу ввести номер карты, если знаете его, или поднести смарт-карту клиента к считывателю. После этого в заказе будет отображаться клиент, для которого открыт этот заказ. Если в профиле клиента была указана скидка на товары или время нахождения в заведении, то эта скидка будет автоматически применена ко всем новым заказам, открытым для данного клиента.

В профиле клиента отображается информация обо всех закрытых заказах, которые открывались для данного клиента, дата последнего визита, а также общая финансовая статистика. Все изменения над профилем клиента записываются и отображаются в блоке «История правок». Существует возможность экспортировать всю накопленную информацию по клиентам в Excel.

Заведенные в системе клиенты могут положить себе на баланс определенную сумму денег, которую в дальнейшем будут тратить для закрытия заказов. То есть, клиент оплачивает в заведении сразу 1000 рублей (для примера), которые зачисляются на баланс клиента. В дальнейшем этот клиент может пользоваться услугами вашего заведения и оплачивать их со своего баланса. Пополнить баланс клиента можно в разделе «Меню -> Баланс клиентов». При пополнении баланса формируются все чеки на сумму пополнения баланса, и указанная сумма появляется во всех отчетах, так как именно в этот день ваше заведение получило деньги от клиента. При закрытии заказа менеджер заведения может выбрать тип оплаты - «C баланса клиента», если сумма на балансе клиента позволяет полностью оплатить данный заказ. При оплате заказа с баланса сумма заказа не попадает в финансовые отчеты, так как эти деньги уже были учтены при внесении их на баланс, но заказ учитывается при формировании статистики по количеству посещений, продолжительности посещений и так далее. Актуальный баланс клиента отражается в его карточке. Пользователи системы с правами администратора могут вручную корректировать текущий баланс клиента. В дальнейшем планируется расширение функционала работы с балансом клиента.

Если при включенном персонализированном учете при открытии заказа вы укажете номер карты, который не закреплен за конкретным клиентом, то откроется обычный, не персонализированный заказ. Таким образом, система позволяет одновременно вести учет как постоянных, так и нерегулярных клиентов.

Видео-урок по учету клиентов:



9. Абонементы

Если вы активировали учет клиентов, то система позволяет вам продавать абонементы на посещение вашего заведения. Данный функционал необходимо активировать в разделе «Меню - Настройки - Учет клиентов». Теперь вы можете создать абонементы, которые в дальнейшем будете продавать своим посетителям. Все манипуляции с абонементами осуществляются в разделе «Меню - Абонементы». При создании нового абонемента вам необходимо указать его название, количество дней, на которые данный абонемент будет предоставлять право бесплатного посещения заведения, а также его стоимость.

После того, как вы создали абонемент вы можете продать его своему клиенту. Для этого в секции «Продажа абонемента» укажите имя клиента или номер его карты, а также выберите абонемент, который хотите ему продать. Данный абонемент будет добавлен к профилю клиента и будет отображаться в его карточке. Абонемент начинает действовать с момента продажи и действует в течении срока, указанного в свойствах абонемента. Абонемент прекращает работать в 23:59 в последний день действия абонемента. В течении всего срока действия абонемента при открытии заказа будет автоматически открываться заказ без учета стоимости времени и с пометкой «Абонемент». Информация о наличии абонемента и сроке его действия отображается на странице клиента в разделе «Клиенты».

После открытия заказа менеджер может изменить параметры заказа и, в том числе, отключить действие абонемента. В этом случае за время, проведенное в заведении будет начисляться стоимость, в соответствии с настройками тарифной сетки.
Заказы, созданные в рамках действия абонемента, находят свое отражение в разделах «Закрытые заказы», «Отчеты» и «Статистика». Данные заказы помечаются меткой «Абонемент». Список всех проданных абонементов доступен в разделе «Меню > Абонементы > Архив продаж». В этом же разделе пользователи с правами Администратор могут отменить продажу абонемента. Отмена продажи абонемента влечет за собой как отмену добавления абонемента клиенту, так и возврат денег из кассы за абонемент.

Пользователи с правами Администратор могут также добавлять/изменять/удалять абонементы непосредственно на странице клиента в разделе «Клиенты». Для этого необходимо начать редактировать данные клиента и указать нужные вам данные в поле «Абонемент». При таком редактировании не происходит финансового учета, только фактическое изменение срока действия абонемента. Если вам необходим учет финансов от продажи абонемента, то их необходимо продавать через «Меню -> Абонементы». При продаже абонемента его стоимость попадает во все финансовые отчеты и статистические графики. Для экспорта данных о продажах абонементов воспользуйтесь разделом «Меню - Статистика - Экспорт в Excel». Данные о продажах абонемента будут помечены меткой «абонемент».


10. Учет расходов

Система позволяет вести учет всех внутренних расходов заведения, для этого предназначен специальный раздел «Меню - Учет расходов». При добавлении нового расхода необходимо указать его категорию. Категории расходов вы можете создавать самостоятельно, но также есть две заранее созданные категории расходов:
1. Закупка товара - в этом случае вам нужно будет указать какой именно товар вы закупаете. Товар выбирается из списка товаров, заведенных в системе («Меню - Товары»). Также вам потребуется указать количество закупаемого товара и итоговую стоимость закупки. Если для выбранного товара выбран учет складских остатков, то они будут автоматически увеличены на количество закупленного товара. Данная информация также логируется на странице карточке-товара.
2. Другое - данный тип расхода подходит для любых других случаев, если вы не холите создать отдельную категорию расхода вручную.

Для любого типа расхода можно указать дополнительный комментарий. Также, если деньги на данный расход берутся из кассы, то необходимо активировать опцию «Деньги из кассы», в этом случае количество денег, указанное в поле «Сумма» будет вычтено из кассового баланса, то есть данные в Z-отчете и быстрой статистике будут отображаться с учетом данной траты.

Пользователи с правами менеджера могут только добавлять новые расходы. Пользователи с правами администратора могут добавлять новые расходы, указывать дату расхода отличную от текущего дня, просматривать информацию об уже существующих расходах, а также создавать отчеты по расходам в разделе «Меню - Отчеты - Отчет по расходам».

Видео-урок по учету расходов:



11. Заметки

Для хранения каких-либо заметок, связанных с работой заведения, вы можете использовать раздел «Меню -> Заметки». Он позволяет хранить любую информацию. Например, график дежурств, информацию о забронированных столиках, какую-либо информацию для следующей смены менеджеров и так далее.

Вы можете создавать неограниченное количество заметок и добавлять в них не только текст, но и таблицы, изображения, видео-ролики.
Информация, указанная в этом разделе будет доступна для всех пользователей, имеющих доступ к системе.


12. Закрытие заказа


Для закрытия заказа необходимо нажать на кнопку «закрыть» в таблице открытых заказов или в карточке заказа. После этого на странице будет отображена общая сумма, которую должен клиент, список проданных товаров, заметки к заказу (если они были) и кнопка для печати кассового чека (если вы активировали данный функционал). Если вам требуется получить больше информации по заказу, то можно перейти в карточку заказа, нажав на номер карты.

После того, как вы закрыли заказ вы можете указать каким образом клиент его оплачивает. Клиент может оплатить заказ наличным или безналичным способом. Также, если у клиента есть средства на балансе, то он может потратить их для оплаты заказа. Кроме того, имеется смешанный тип оплаты (микс), когда клиент оплачивает заказ сразу несколькими способами. Важно указывать способ оплаты заказа для того, чтобы система показывала актуальные данные в отчетах по кассе. Например, если клиент оплатил заказ наличными, то эта сумма должна отображаться в отчете по наличным в кассе, а если же заказ был оплачен безналичным путем или с баланса, то в отчете по наличным эта сумма не должна фигурировать. Обращаем ваше внимание, что при оплате заказа с баланса и печати фискальных чеков система автоматически предоставит скидку на сумму, которая списывается с баланса клиента.

Если был активирован функционал печати кассовых чеков, то после закрытия заказа появится дополнительная ссылка «чек». При клике на нее будет сформирована и отправлена на печать страница с кассовым чеком.

После того, как заказ был закрыт, вы также можете отменить ошибочно добавленные товары и скидки, изменить сумму, которая была начислена за время, проведенное в заведении.

Например, пришли вместе 2 человека и поседели 2 часа каждый. Также им было начислено 2 товара по 100 р. каждый. Итоговый счет составит: 620 р. (240 р. за 1 час + 180 р. за 2 час + 2 товара по 100 р. каждая). Расчет приведен для параметров по умолчанию: стоимость 1 минуты для первого часа = 2 р., стоимость 1 минуты для второго часа = 1,5 р..
После закрытия счета вы можете отменить добавление товаров, если они были начислены ошибочно, и изменить стоимость времени. В нашем случае стоимость времени составила 420 р.. Вы можете уменьшить ее до нуля или увеличить на странице-профиле заказа.


Все заказы, для которых вручную была изменена стоимость времени выделяются красным цветом в списке Закрытых заказов.

Разделение заказа
Если изначально заказ был открыт на несколько человек и часть из них уходит, а часть остается, то вы можете частично закрыть заказ. Для этого на странице заказа кликните на количество людей в заказе. В появившейся окне укажите количество человек, которое уходит, а также введите номер карты любого их уходящих (или любой произвольный незанятный номер). После этого будет создан новый заказ на указанное количество человек с точно такими же настройками и параметрами, как и у базового заказа. При этом в базовом заказе уменьшится количество клиентов. Теперь Вы можете рассчитать уходящих людей, путем закрытия свежесозданного заказа. При необходимости перенесите товары из базового заказа в свежесозданный. Подробней о разделении заказа можно посмотреть в нашем видео-уроке.

Внимание: Все манипуляции с закрытыми заказами возможны только в течение 30 минут после закрытия. Пользователь с логином admin может редактировать заказы в любой момент после закрытия.

Удаление заказа
Пользователи с правами администратора могут удалять закрытые заказы. При удалении закрытого заказа автоматически отправляется уведомление на электронный адрес, указанный в настройках системы. В уведомлении указывается какой сотрудник удалил заказ. Также в разделе отчеты есть отчет, который показывает увидеть информацию по всем удаленным заказам. Отчет отображает комментарий, который оставил сотрудник при удалении заказа, а также вся история заказов до момента их удаления.


13. Закрытые заказы


В разделе «Закрытые заказы» отображаются все закрытые заказы. Вы можете посмотреть по ним подробную информацию, нажав на номер заказа или ссылку «информация». Также вы можете экспортировать информацию обо всех заказах за все время в Excel файл(в разделе «Меню -> Статистика»).

У Измененных заказов Номер карты отображается красным цветом, а у Фиксированных заказов – синим, у Бесплатных заказов - оранжевым.


14. Печать чеков

В Cafe Manager реализован функционал печати как фискальных чеков, пречеков, так и нефискальных чеков. Для настройки печати фискальных чеков ознакомьтесь с этой инструкцией.

Инструкция по настройке печати нефискальных чеков:
Сервис формирует страницу для печати, на которой присутствует вся необходимая для чека информация. Печать чека осуществляется на принтере, подключенному к компьютеру, на котором вы работаете с Cafe Manager.

Активировать и настроить функционал печати чеков можно в разделе «Меню -> Настройки -> Кассовые чеки». Сервис поддерживает формирование чеков в двух форматах - 50 и 80 миллиметров. Вы можете настроить внешний вид чека под свои требования с помощью полей «Название», «Поле 1» и «Поле 2». Вы можете настроить режим отображения товарных позиций в чеке (перечислять ли все проданные позиции или выводить только одну строку «итого») и печать фамилии менеджера, ответственного за заказ.

После активации функционала печати кассовых чеков, после закрытия заказа будет появляться ссылка «чек». При переходе по ней браузер будет автоматически предлагать распечатать сформированный кассовый чек.

Для удобства рекомендуем отключить колонтитулы в настройках печати браузера.

Вопросы и предложения по улучшению функционала присылайте в службу технической поддержки.

Внимание: Сервис Cafe Manager не несет ответственности за использование вами данного функционала. Мы не можем гарантировать, что чек, полученный с помощью Cafe Manager будет соответствовать требованиям законодательства вашей страны. Настоятельно рекомендуем перед использованием данного функционала проконсультироваться у вашего бухгалтера.

15. Календарь

В разделе «Меню -> Календарь» доступен функционал календаря и бронирования. В данном разделе вы можете забронировать посещение для конкретного клиента или стола/комнаты в вашем заведении. Раздел предоставляет интерактивный календарь с возможность указать временной интервал, клиента и номер комнаты/стола для которой осуществляется бронирование. С помощью данного функционала можно вести как учет бронировании для клиентов, так и использовать календарь для внутренних нужд заведения.

16. Статистика


В разделе «Статистика» можно отслеживать следующую информацию:
- доход по дням;
- доход по неделям;
- доход за текущую неделю;
- доход за текущий месяц;
- доход за все время;
- количество посетителей за день;
- человеко-часы в день;
- средняя продолжительность посещения;
- средний доход с посетителя в день.
Данные обо всех заказах за все время вы можете экспортировать в Excel файл для получения дополнительной статистики.

Кроме глобальной статистики в системе в левом нижнем углу присутствует блок с текущей статистикой в разрезе дня.


17. Отчеты


Для получения дополнительной информации о продажах вы можете воспользоваться разделом «Отчеты». Доступны следующие отчеты:
  • Сменный Z-отчет. Позволяет сформировать и распечатать отчет о проведенных продажах за указанный период. На первом этапе требуется указать начало и конец отчетного периода. На следующем этапе будут отображены все заказы, которые были закрыты в этот период. Есть возможность исключить из отчета ненужные заказы. На финальном этапе будет отображен сменный Z-отчет с возможностью его распечатать. При построении отчета учитываются только закрытые заказы. Настроить внешний вид отчета можно в разделе «Настройка > Печать чеков».
  • Остаток в кассе. Отчет позволяет узнать точную сумму денег, заработанную за указанный период. При построении отчета учитываются только закрытые заказы.
  • Остаток товара. Отчет показывает остатки товара на вашем складе.
  • Продажи товаров. Отчет показывает статистику и динамику продаж товаров. На первом этапе необходимо выбрать конкретный товар, группу товаров или же пункт «Все товары», по которым необходимо получить информацию. В списке товаров бледно-серым цветом шрифта отмечены товарные позиции, которые были перемещены в архив. После нажатия на кнопку «Сформировать отчет» будут построены два графика продажи выбранного товара - с детализацией по дням и по месяцам. Имеется возможность посмотреть детальную информацию по продажам, а также экспортировать данные в Excel.
    Если было выбрано получение статистики по категории товаров или всем товарным позициям, то имеется возможность отключить отображение на графике динамики продаж конкретных товаров. Это можно сделать, сняв галочку под напротив названия товара под графиком.
    На графике одновременно отображается не более 30 товаров. Для того, чтобы получить статистику продаж всех товарных позиций рекомендуется выбирать опцию «Все товары», а затем экспортировать данные в Excel.
  • Динамика продажи товаров. Отчет строит графики с динамикой продаж товаров за все время.
  • Статистика по сотрудникам. Раздел позволяет получить данные по продуктивности работы каждого из сотрудников - количество отработанных часов и дней, количество обработанных заказов, заработанных денег и проданных товаров. Также имеется возможность посмотреть журнал всех действий конкретного сотрудника в системе Cafe Manager. Данный функционал доступен только главному администратору - аккаунту с логином «admin»!
  • Отчет по расходам. Отчет позволяет получить данные о расходах заведения за указанный период.
  • Ненапечатанные чеки. Данный отчет доступен при печати фискальных чеков через Cafe Manager. Отчет показывает те заказы, для которых менеджеры забыли распечатать фискальные чеки.
  • Статистика по клиенту. Отчет позволяет получить подробную статистику заказов по конкретному клиенту за указанные временной интервал.
  • Топ-клиентов. Отчет позволяет определить наиболее активных клиентов по различным параметрам - общей стоимости заказов, количеству заказов, проведенному в заведении времени.
  • Дни рождения. Отчет показывает пользователей, у которых дни рождения попадают в выбранный временной интервал.


    • Дополнительную статистику вы можете получить в разделе «Меню -> Статистика».


    18. Поддержка смарт-карт


    Инструкция по интеграции сервиса Cafe Manager и смарт-карт.


    19. Поддержка POS-терминалов


    Инструкция по интеграции сервиса Cafe Manager и POS-терминалов.


    20. Поддержка ЕГАИС


    Сервис поддерживает интеграцию с ЕГАИС для учета продажи алкогольной продукции. Для работы с ЕГАИС в разделе «Меню -> Настройки -> Чеки» необходимо активировать поддержку фискального регистратора и ЕГАИС. Также требуется выполнить все настройки, связанные с печатью фискальных чеков.

    1. Для работы с ЕГАИС у вас должен быть УТМ сервер. Пусть до УТМ сервера указывается в настройках программы Cafe Manager FR.
    2. При поступлении товара на склад администратор регистрирует алкогольную продукцию с помощью любого программного обеспечения для работы с ЕГАИС. Без предварительной регистрации ЕГАИС не даст провести его продажу.
    3. В настройках Cafe Manager в карточке нужного товара необходимо указать, что он будет продаваться по ЕГАИС. Также рекомендуется указать объем товара и его штрих-код.
    4. При добавлении товара в заказ система предложит отсканировать алко-марку и штрих-код (если он не был указан в карточке товара).
    5. При печати фискального чека предварительно будет зарегистрирована продажа товара в ЕГАИС.

    Обратитесь в техническую поддержку для помощи в настройке системы.


    21. Телеграм-бот


    Инструкция по работе с Телеграм-ботом.


    22. Разное


    Все действия в Cafe Manager логируются для того, чтобы иметь возможность восстановить последовательность действий менеджера с любым заказом.

    Сервис имеет возможность интеграции со сканерами штрих-кодов. Для этого при создании товара после его имени необходимо указать цифровой эквивалент штрих-кода. Для быстрого поиска товара по штрих-коду необходимо установить курсор в поле поиска товара и отсканировать штрих-код. Сканер подставит в поле цифровой эквивалент штрих-кода и в таблице будет отображена только нужная вам позиция.

    Версия Cafe Manager указана в правом нижнем углу. По клику на нее можно посмотреть изменения, которые были внесены в Cafe Manager в текущей версии.

    Дата окончания лицензии также отображается в правом нижнем углу и после указанной даты вход в ваш аккаунт будет невозможен, но все накопленные данные сохранятся. Оплатить использование Cafe Manager можно в разделе «Меню -> Продлить лицензию» или связавшись с нашими менеджерами.

    Фактическим владельцем лицензии на право работы с Cafe Manager является:
  • в случае оплаты физическим лицом - контактное лицо, чей электронный адрес указан в настройках аккаунта;
  • в случае оплаты юридическим лицо - компания, которая первоначально оплачивала лицензию на работу с системой.

    • Если вы хотите сменить владельца лицензии, то вам нужно заполнить форму и прислать ее в службу поддержки.

    Сервис поддерживает работу с горячими клавишами:
    Shift + n - открывает новый заказ
    Shift + w - закрывает открытый в данный момент заказ
    Shift + l - отображает список открытых заказов
    Shift + h - отображает список закрытых заказов
    Shift + p - печать чека для заказа
    Shift + c - открывает форму добавления нового клиента
    Shift + k - отображает список клиентов
    Shift + t - отображает список товаров
    Shift + s - открывает форму добавления нового товара
    Shift + e - открывает форму добавления нового расхода
    Shift + i - открывает форму редактирования заметки
    Shift + r - открывает раздел с отчетами
    Shift + z - открывает страницу создания Z-отчета
    Shift + o - выход из аккаунта текущего пользователя системы




    Со всеми вопросами, замечаниями и пожеланиями можно обращаться на support@cafe-manager.ru



    Бесплатно на 30 дней

    Зарегистрироваться


    © 2013-2024 Cafe Manager - программа учета для антикафе.
    Автоматизация антикафе, кафе, кофейни, кальян-бара, игровой комнаты, бильярдной
    Как открыть антикафе, Касса онлайн и ФЗ-54, Партнерская программа
    Лицензионный договор, Политика конфиденциальности